Urlaub als Shopbetreiber? Na klar – mit diesen Tipps!

Urlaub machen als Shopbetreiber? Viele runzeln beim Gedanken daran schon die Stirn – und vielleicht haben auch Sie schon einmal im Urlaub viel Zeit am Telefon oder Laptop verbracht, um sicherzustellen, dass zu Hause „der Laden läuft“. Mit unseren Tipps ist das nun Geschichte und Sie können sich im Urlaub ganz auf das konzentrieren, auf das es wirklich ankommt: Ihre Erholung!

Urlaub als Shopbetreiber: Alles eine Frage der Planung

Natürlich können Sie als Shopbetreiber Urlaub machen – Sie müssen sogar! Sonst riskieren Sie, irgendwann vollkommen ausgebrannt zu sein. Wenn Sie die Verantwortung für einen Shop tragen, müssen Sie Ihre Abwesenheit nur ein wenig gründlicher planen und vorbereiten, als das ein Angestellter tun würde.

Am besten fangen Sie sofort damit an, indem Sie einmal eine Woche lang dokumentieren, was Sie alles an Aufgaben im Shop erledigen. Dies ist die Grundlage für Ihre spätere Urlaubsübergabe und hat vor allem einen Sinn: Das, was Sie „aus dem Kopf erledigen“, einmal zu Papier zu bringen. Denn natürlich kennt niemand Ihren Shop so gut wie sie – und vieles tun Sie automatisch und ohne groß darüber nachzudenken. Also machen Sie sich die Mühe und schreiben Sie einmal alle kleinen und großen To Do’s mit.

Auch das Timing Ihrer Ferien ist entscheidend. Sie sollten möglichst nicht zu den stärksten Zeiten in den Urlaub fahren – bei Tankstellen und Kiosken sind das meistens die Wochen um gesetzliche Feiertage herum, an denen Supermärkte & Co. geschlossen haben. Auch zu Großereignissen wie Fußballveranstaltungen oder ähnlichen Events sollten Sie Ihren Shop nicht allein lassen. Schauen Sie sich einmal Ihre Verkaufszahlen der letzten Jahre an: Wann ist in Ihrem Shop wenig los? Das ist der perfekte Zeitpunkt für Ihren Urlaub!

Urlaubsvertretung: So finden Sie einen geeigneten Stellvertreter

Die wichtigste Zutat für einen erholsamen Urlaub als Shopbetreiber ist: ein guter Stellvertreter! Am besten geeignet sind dafür langjährige Mitarbeiter, die die Abläufe und Prozesse im Shop sehr gut kennen und wissen, was zu tun ist. Es ist aber auch möglich, ein Familienmitglied zu bitten, sich um den Shop zu kümmern. Grundsätzlich gilt: Je weniger Kontakt der- oder diejenige vorher mit dem Shop hatte, desto genauer muss die Übergabe sein.

Wenn Sie jemanden bitten, die Stellvertretung zu übernehmen, der noch nicht so viel Erfahrung im Shopgeschäft hat, macht es Sinn, vorher einige Zeit gemeinsam im Shop zu verbringen. So kann Ihre Stellvertretung Ihnen über die Schulter schauen und die meisten Abläufe gut kennenlernen.

Wichtig ist es in jedem Fall, mit der Person genaue Absprachen zu treffen und genau festzuhalten, welche Aufgaben erledigt werden müssen. Eine Checkliste – eventuell unterteilt in tägliche und wöchentliche Aufgaben – ist dabei sehr hilfreich und macht Ihrer Vertretung den ungewohnten Alltag einfacher.

Denken Sie auch daran, genaue Grenzen und Entscheidungsbefugnisse festzulegen: Was darf Ihre Stellvertretung allein entscheiden und an welchen Stellen oder bei welchen Ereignissen möchten Sie trotz Urlaub eingebunden werden? Viele Überlegungen können gespart werden, wenn Sie diese Grenze vorab ganz klar festlegen.

Information & Vorbereitung: Das sollten Sie vor Ihrem Urlaub tun

Information ist wichtig: Lassen Sie wichtige und regelmäßige Ansprechpartner vorab wissen, dass Sie in den Urlaub fahren – und stellen Sie bei dieser Gelegenheit direkt Ihre Stellvertretung mit den entsprechenden Kontaktdaten vor. Das erleichtert die Abläufe in Ihrer Abwesenheit sehr und sorgt auch dafür, dass Ihre Ansprechpartner sich während dieser Zeit wirklich nur mit notwendigen und zeitkritischen Fragen melden.

Mit Ihren Mitarbeitenden sollten Sie am Vortrag vor Ihrem Urlaubsantritt und am ersten Tag nach Ihrer Rückkehr ein kurzes Meeting ansetzen, um alle anstehenden Fragen zu klären und die Urlaubsübergabe einmal durchzugehen. Gerade, wenn Sie Ihre Aufgaben auf mehrere Personen verteilen, ist dies unerlässlich, um ein gutes Zusammenspiel sicherzustellen.

Last, but not least: Erstellen Sie eine aussagekräftige Abwesenheitsnotiz, aus der klar hervorgeht, wann Sie wieder erreichbar sind und wer sich in der Zwischenzeit um die eintreffenden Anfragen kümmert. So sind Ihre Geschäftspartner nicht irritiert, wenn Sie eine Antwort von einer Ihnen bis dahin unbekannten Person bekommen.

Die Urlaubsübergabe: Das Geheimnis erholsamer Ferien

Wörter sind Schall und Rauch und werden schnell vergessen – deshalb sollten Sie unbedingt eine schriftliche Urlaubsübergabe aufsetzen, in der Ihre Stellvertretung oder Mitarbeitenden nachlesen können, wenn Ihnen etwas nicht klar ist. Viele Rückfragen und Anrufe und der damit verbundene Ärger können so vermieden werden. Also, auch wenn alles glasklar besprochen wurde: Schreiben Sie es dennoch noch einmal auf.

Ihre Urlaubsübergabe ist auch die Stelle, an der Sie wichtige Zugangsdaten festhalten können – oder der Ort, an dem diese hinterlegt sind. Bitte seien Sie mit Passwörtern & Co sehr vorsichtig und stellen Sie sicher, dass nur die Personen Zugriff darauf haben, die diese benötigen.

Auf den Fall der Fälle vorbereitet sein

Leider ist es ja oft so, dass auch die beste Planung einen nicht vor unerwarteten Ereignissen schützt. Besprechen Sie deshalb mit Ihren Mitarbeitenden und Ihrer Stellvertretung, wie der genaue Ablauf ist, wenn etwas schief läuft: Wann wollen Sie informiert und eingebunden werden? Wie und wann sind Sie um Urlaub erreichbar? Damit Sie nicht den ganzen Tag abrufbar sein müssen, macht es Sinn, ein Telefonzeitfenster zu vereinbaren – also eine bestimmte Zeitspanne, in der Sie angerufen werden können. So müssen Sie das Handy nicht mit an den Pool nehmen!

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